12 tips para sacar el mejor partido de Slack sin volverte loc@

12 tips para sacar el mejor partido de Slack sin volverte loc@

Hoy en día, que el teletrabajo se hace más y más presente en nuestras vidas, es necesario optimizar la productividad a distancia. Si echamos la vista atrás, al menos a nosotros nos pasa, pensamos en cómo las personas podían trabajar sin correo electrónico hace 30 años. Pero hace un tiempo (relativamente corto) llegó esta nueva herramienta para quedarse con nosotros y formar parte del día a día de todos los que apostamos por este tipo de trabajo a distancia. Una revolución casi tan importante como ese correo electrónico que comienza a fatigarse. Lo que ocurre es que la tecnología no siempre se utiliza de la forma correcta y la línea que divide la eficiencia en la productividad del agobio y el efecto totalmente opuesto es muy, pero que muy fina.

 

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Por eso hoy, queremos dejarte varios consejos y trucos para utilizar Slack de forma 100% eficiente:

1.- Las notificaciones, mejor con keywords:

Una conversación transversal, en la que están involucrados varios departamentos de una empresa, puede ser altamente perturbadora. Continuamente recibiremos notificaciones de tareas que poco o nada tienen que ver con nosotros. Estas notificaciones nos distraerán y cortarán nuestro flujo de trabajo. Así pues, nuestra recomendación es que desactives las notificaciones generales y únicamente actives aquellas que incluyan tus keywords (por ejemplo, marketing), tu nombre, o incluso frases completas qué tú elijas para que te lleguen sólo cuando se mencionan estos términos.

Para hacerlo, abre preferencias, ve a notificaciones y encuentra ‘keywords’.

2.- Edita tus errores de forma rápida:

Si has cometido un error al escribir un mensaje, o has escrito una falta de esas que duelen, o incluso si te equivocaste al describir un concepto, no te preocupes. Lo puedes arreglar rápidamente. Tan sólo necesitas pulsar los tres puntitos que se encuentran sobre el mensale a la derecha y podrás reeditarlo o eliminarlo. O más rápido aún. Si pones el cursor sobre el mensaje y pulsas la tecla E, el editor se abrirá a la velocidad del rayo.

3.- Utiliza los recordatorios de tareas:

Olvida las banderitas y los colorines de prioridades de Outlook. Olvida las alarmas. Olvida también el email que recibes de Google Calendar, e incluso su correspondiente notificación. Gracias a sus bots, Slack te recordará las tareas que tu quieras sin importar lo complicadas que sean. Puedes programarlo pinchando en el rayo de la izquierda > Programar recordatorio. O mejor aún, con comandos. Además puedes poner diferentes tipos de recordatorios: para ti, para otra persona o para un canal entero: /recordar [@alguien o un #canal] [qué] [cuándo].

Por ejemplo: /recordar @jaime Enviar el informe 30 de mayo, o /recordar felicitar al equipo por los progresos de la semana todos los viernes a las 14.00.

Fantástico, ¿verdad?

4.- Utiliza Slack como un cuaderno:

Los blocks y las aplicaciones de notas ya son cosa del pasado. Para guardar tus apuntes puedes enviarte un menaje a ti mismo, y de esta forma conservar tus pensamientos. O puedes crearte listas de tareas. O incluso puedes guardar documentos en un lugar seguro. Siempre al alcance. Estés donde estés.

Busca en los canales tu nombre y ponte a escribir. Es tu canal. Sólo tuyo y de nadie más.

5.- Manda mensajes directos sin buscar el usuario:

Muchas veces ocurre que hay un elevado número de miembros que forman un grupo, pero queremos mandarle un mensaje directo (sólo para esa persona) a uno de los usuarios que está al final de la lista. Para ahorrarnos trabajo y no tener que buscar a ese usuario, podemos teclear lo siguiente: /msj @usuario y así le podremos mandar un mensaje directo a esa persona. Sin complicaciones.

6.- Silencia canales que no van contigo:

Puede ocurrir, también, que aún no hayas eliminado las notificaciones genéricas y que no hayas activado aún las notificaciones por palabras clave. No pasa nada, te volvemos a dar un truco para que estas notificaciones no sean una obsesión. Silencia grupos que no utilices demasiado y que no sean de vital importancia. Solo tienes que escribir /Silenciar #canal

7.- Integra aplicaciones:

Zoom, Google Calendar, Google Drive, Trello, Hubspot,… Seguro que utilizas más de una de estas aplicaciones. O todas. Ahora ya puedes acceder a cualquiera de ellas sin salir de Slack. Echa un vistazo a las app que tienes disponibles en el menú de la izquierda, donde pone aplicaciones. Te sorprenderás!

8.- Busca mensajes, o archivos:

Como en casi todos los programas informáticos, puedes usar Ctrl+F  o Command + F. Pero si esto te resulta complicado, o no lo recuerdas, prueba a escribir /Buscar y el texto que quieras: ¡verás lo que ocurre!

9.- Guarda archivos y mensajes importantes:

Si quieres tener un acceso rápido a mensaje o archivos concretos, no tienes más que guardarlos. Sobre el mensaje que quieras, en la parte derecha tienes varias opciones. Entre ellas marcarlo un lacito para guardarlo. Eso sí, un consejo, marca únicamente lo que sean realmente importantes. Según vayan dejando de ser importantes, o hayan cumplido su función, desmárcalos. Mejor tener marcados 10 mensajes muy importantes que 100 poco importantes.

10.- Crea recordatorios de mensajes o márcalos como no leídos:

Puede ser que en lugar de guardarlo, únicamente quieras recordarlo más adelante. Aquí tienes dos opciones: la de marcar como no leído, de tal forma que te aparecerá de nuevo la notificación: sitúa el cursor sobre el mensaje y pulsa U. O también puedes crear un recordatorio para ese mensaje. Puedes recordarlo dentro de una hora, mañana, la próxima semana, o cuando tu quieras. Esto es realmente útil! Igual que antes, sobre el mensaje, en la parte derecha > más opciones > crear recordatorio.

11.- Descubre más atajos de teclado

Los que utilicen programas de diseño sabrán de lo que hablamos en este punto. Existen muchísimos atajos de teclado que aumentan tu eficiencia al permitirte moverte más rápido en Slack. Y que además, hacen de Slack una herramienta accesible para todo el mundo. Descubre todos los atajos disponibles pulsando Ctrl+/ (Command +/ en Mac). O bien pincha en el icono de la interrogación que tienes en la esquina superior derecha de tu pantalla de Slack. Por último, aunque aún no es posible añadir nuevos atajos personalizados, está previsto que esta sea una nueva funcionalidad en próximas actualizaciones.

12.- Manda gifs animados y emojis:

Y para terminar, si eres de los que te gusta poner imagenes a todo, por supuesto, que en Slack puede mandar Emojis y GIFs animados.  No sólo podrás incluir tus emojis facoritos en los mensajes, sino que podrás añadir los tuyos propios, personalizados. En formato .png, cuadrados y de menos de 128kb. Y como nos ponemos creativos, dale un nombre original a tus propios emojis.

Para incluir los GIFs animados escribe: /giphy [la palabra que quieras]. Eso sí antes debes permitir la integración de la app de Giphy en Slack.

 

Hasta aquí nuestros trucos de hoy para usar de forma más eficiente una gran herramienta como Slack. Esperamos que os sean de ayuda. Y vosotros… ¿Sabéis alguno más?

 

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